RPA Planlaması Sürecinde Bilmemiz Gerekenler

İşletmelerin, kuruluş genelinde yaygınlaştırılabilen ve gelecekte AI ve diğer yeni teknolojilerin kullanımını destekleyebilecek, ölçeklenebilir RPA çözümleri oluşturmaları gerekir.

Şirketler, robotlarla otomatikleştirilmeden önce süreçlerin standartlaştırılmasını, dijitalleştirilmesini ve güvenli olmasını sağlamalıdır.

RPA liderleri, fırsatları tanımlamaktan performansı değerlendirmeye kadar RPA'nın tüm aşamalarında kilit işlevler ve iş birimleri kullanırlar.

RPA araçlarını geliştirmeye yönelik yazılım, kullanıcı arabirimlerinin sezgisel ve kullanımı kolay olduğu noktaya kadar ilerlediğinden, RPA kullanan bireysel departmanlar genellikle yerel BT sistemlerinde ve hatta masaüstlerinde (yani robotik masaüstü otomasyonu) botlar geliştirir ve dağıtır. Sonuç olarak, RPA genellikle diğer sistemlere bağlı olmayan botlar ve nasıl çalıştıklarına dair çok az belge ile radarın altındaki organizasyonlara girer. Bu tür bir RPA çabalarından kaçınmak için, şirketler doğru RPA uygulamalarına dokunan, sürekli bakım sağlayan ve AI'nin gelecekteki kullanımını desteklemek için zemin hazırlayan etkili bir RPA teknoloji uygulama planına ihtiyaç duyarlar.

Ayrıca açık bir şekilde iletilen bir işletim modeli ve yönergeleri ile birlikte bir yönetim yapısına da ihtiyaç duymaktadırlar. Kuruluşun stratejisine kontrol ve uyum sağlamayan saçılma yaklaşımı, şirketlerin RPA girişimciliğini benimsemede karşılaştığı birçok zorluktan sadece bir tanesidir. Örneğin, sonuçlarımız kuruluşların% 40'ının RPA uygulamalarının siber güvenliği konusunda endişeli olduğunu göstermektedir. RPA uygulamalarını kuruluşlarında ölçeklendirmek için neredeyse mücadele ediyor. Neredeyse her üç şirketten biri, eldeki görevler için doğru uygulamaları seçme konusunda sorun yaşıyor. Yetersiz veri kullanılabilirliği ve yetersiz BT altyapısı doğabilecek problemlere katkıda bulunuyor.

RPA'yı Kabul Etmemenin En Büyük Etkenleri

Şirketlerin RPA uygulama-uygulama planlarını geliştirmelerine yardımcı olmak için araştırmamız, RPA kullanımlarında en ileri düzeyde olanların öğrendikleri dersleri vurgulamaktadır:

• RPA ile otomatikleştirilmesi kolay işlemlerle başlayın.

Tüm ilgi erken çabalarda olacaktır, bu nedenle kuruluşlar doğrudan ve RPA'nın önemli değer katma olasılığının yüksek olduğu süreçlerle başlamalıdır.

• Otomatikleştirmeden önce süreçleri mümkün olduğunca verimli hale getirin.

Birçok kuruluş bir süreci olduğu gibi otomatikleştirecektir. Ancak RPA'dan en iyi şekilde yararlanmak süreç optimizasyonu ve dönüşümü ile ilgilidir. Verimsizliklerle dolu manuel bir süreç, potansiyel kazancın çoğunu yok sayarak verimsiz bir otomatik süreç haline gelecektir. Şirketler aynı zamanda zaten otomatikleştirdikleri süreçlere bakmalı ve tam olarak optimize edilmiş olduklarından emin olmalıdır.

• Kuruluşunuzdaki süreçler için doğru araçları kullandığınızdan emin olun.

Süreçler, iş liderlerinin RPA'nın uygulanmasının başlangıcında gerçekleştiremeyeceği çok karmaşık olabilir. Tüm sürecin otomatikleştirilmesi RPA'dan daha fazlasını gerektirebilir. Örneğin, bir işlemdeki tüm değişkenliği işlemek için optik karakter tanıma (OCR) veya doğal dil işleme yazılımı gerekebilir. Blue Prism'dan Marchuk, kurumsal düzeydeki konuların bireysel bir departmandan farklı olduğunu belirtiyor. Ölçeklenebilirlik ve güvenlik ihtiyaçları işletme düzeyinde daha katı olacaktır ve eğer bireysel birimler kendi başlarına çalışıyorsa dikkate alınmalıdır.

Başka bir örnek: Bazı şirketler, bir ETL aracı veri dönüştürme ve yükleme işlemlerinde daha etkili olabiliyorsa RPA'dan yararlanmaya çalışacaktır.

• Uygulamanın ölçeklenebilirliğini ve gelişmiş AI teknolojilerini destekleyip destekleyemeyeceğini düşünün.

Şirketler genellikle kaç tane botun konumlandığını, nasıl çalıştıklarını veya nerede kullanıldıklarını bilmezler. RPA'nın benimsenmesi, genellikle olduğu gibi yerel bir işletme veya işlevsel düzeyde başladığında, uygulamalar başkaları tarafından kullanılamaz. Sonuç olarak, kuruluşlar genellikle bu RPA uygulamalarını ölçeklendirmek ve tek bir platformda yönetmek için uğraşırlar. Buna ek olarak, botlar sonunda AI dahil yeni teknolojilerle desteklenecektir. Kuruluşların teknoloji kullanımlarını geliştirmeye hazır olmaları gerekmektedir.

• Planlanan RPA uygulamasıyla ilişkili tüm siber güvenlik ve veri gizliliği risklerini değerlendirin ve önleyin.

RPA'nın geliştirilmesini ve izlenmesini merkezileştirmeyen işletmeler, müşterileri ve tedarikçileri ile birlikte kendilerini daha büyük riske sokarlar. Botların güvenliğini sağlamak için, her uygulamanın ilk gelişimi ve yapılacak değişiklikler belgelenmelidir. Her başvuru, nasıl ve kim tarafından, ne yaptığını ve kimin değişiklik yaptığını gösteren bir denetim izine sahip olmalıdır.

• Doğru RPA yazılımını satın aldığınızdan emin olun.

Şirketler, satın aldıkları veya lisans aldıkları botların sayısına dikkat etmelidir. İşletmeler genellikle daha fazla kazanır. Süreçlerin zaman çizelgesi ve bunları geliştirmek ve sürdürmek için gerekli kaynaklar göz önüne alındığında, botlar kullanabileceklerinden daha fazla. Şirketler çoğu zaman tüm RPA yazılımlarının aynı şeyi yaptığını varsayarak aceleci kararlar alırlar. Uygulamada, farklı platformlar süreçleri otomatikleştirmek için çok farklı yaklaşımlar benimser ve etkileştikleri teknolojilerle farklı davranırlar. Dikkate alınması gereken sorular şunları içerir: Citrix veya uzak masaüstü temel sistemle etkileşim için gerekli midir? Hangi ERP sistemi kullanılıyor? API'ler kullanılabilir mi veya yüzey otomasyonu gerekli mi? Tüm otomasyona katılımsız mı olacak yoksa belirli süreçler manuel etkileşim mi gerektirecek?

• Devam eden bakım için plan ve bütçe planı yapın.

Her bot için kapsamlı bir denetim izi bakımda önemli bir rol oynayabilir. RPA uygulamaları genellikle çok sayıda bilgisayar işlemlerini taklit eder. Bir veritabanı alanını yeniden adlandırmak gibi çok küçük bir değişiklik bile uygulamanın bozulmasına neden olabilir. Botun nasıl çalıştığını anlamak, neyin yanlış gittiğini anlama sürecini hızlandırabilir. Birçok şirket, özellikle istisnaları ve değişiklikleri yönetmeyle ilgili olarak, bir RPA ortamını desteklemek için gereken işlevsel ve teknik kaynak ihtiyacını hafife alır. Ancak bu husus çok önemli ve çok dikkat edilmesi gereken bir konudur.

• Her bir RPA uygulamasının maliyet etkinliğini analiz edin ve izleyin.

Verimlilik ve maliyet tasarruflarının ötesinde, RPA'nın sağladığı tam değeri izlemek önemlidir. İşletmeler verimlilik, kalite ve hızdaki gelişmeleri izlemelidir. Ayrıca çalışan bağlılığı ve müşteri memnuniyetindeki gelişmeleri de değerlendirmelidirler.